企业销售与收款环节的内部控制 -j9九游会官网

销售与收款业务是企业经营的重要业务环节,从销售商品到最终货款回笼,贯穿企业经营的全过程。销售与收款是企业能否正常运营的关键所在,也是最容易出现风险的环节,因此加强销售与收款环节的内部控制尤为重要。本文对销售与收款环节可能出现的风险进行了初步分析,并提出了相应的防范措施。
  关键词 销售与收款 内部控制
  科学有效的内部控制是企业正常经营的有力保证,有效的内部控制不仅能使企业的资源合理配置,提高经营效率,而且能发现和防范经营风险。销售与收款环节涉及到实物和资金的流转,是内部控制的重要组成部分,如何加强销售与收款内部控制是当前企业管理面临的重要问题。
  一、加强销售与收款环节内部控制的重要性
  销售与收款业务是企业经营的重要环节,从销售合同的订立、货物发出、开具发票、结算记账,到最终货款的收回,贯穿企业经营的全过程,企业的许多风险也都集中在这些环节,因此,加强销售与收款环节内部控制对企业规避风险,实现安全健康发展起到至关重要的作用。
  二、销售与收款环节可能存在的主要风险
  (一)销售与收款内控制度不健全,或制度流于形式,未得到有效实施
  很多企业对内部控制的内涵不甚理解,以为内部控制就是一堆手册、文件和规章制度;有的企业虽已建立了内部控制制度,但执行力度不够,有章不循,仅仅是印在纸上,挂在墙上,以应付有关部门的检查。有的企业各部门控制各成一块,互不衔接,缺乏整体性和灵活性,使内部控制流于形式,失去了应有的作用。
  (二)销售政策制定不合理,给企业带来经营风险
  目前市场竞争越来越激烈,企业经营压力巨大,有的企业为了追求销售收入,盲目扩大经营业务,销售政策制定不合理,企业赊销过多,信用期限较长,产生大量的应收账款,占用企业大量的资金,资金周转缓慢,增加了经营风险。
  (三)合同签订不规范,导致经济损失甚至法律风险
  有的企业没有完备的客户信用档案,合同签订前也没有对新客户进行必要的调查和了解,销售业务签订合同时未充分考虑异常情况,导致以后发生经济纠纷,甚至面临诉讼,企业形象受损,造成经济损失。
  (四)销售发货管理不严,可能导致资产损失
  企业的货物发出涉及到订单下达、货物发出、记录等关键环节,涉及销售、仓库、物流、会计等诸多部门,稍有不慎就容易出现错误和舞弊现象。如果未经授权进行发货或发货不符合合同约定,可能导致货物损失或与客户发生争议、销售款项不能收回。
  (五)应收账款管理不当,无法及时回笼资金,导致企业资金紧缺
  有的企业虽然销售收入大幅增长,但是应收账款管理不佳,资金无法及时回笼,造成企业资金紧张,甚至资金流断裂,无法正常经营。
  (六)票据管理不规范,会计记录缺乏真实完整
  如果票据的管理和填制不规范,出现漏统、甚至人为舞弊等现象,销售业务和实物流转不能正确的进行书面记录,会计记录不真实完整,则无法达到控制目的。
  (七)销售与收款环节监管不到位
  销售与收款环节涉及实物和资金的流转,如果监管不到位,人员岗位责任不清,不相容岗位不能有效分离,缺乏科学的内部监督机制,将无法进行有效的事前、事中和事后监督,无法防范风险,带来经营隐患。
  三、销售与收款环节防范风险的内控措施
  (一)建立健全销售与收款内控制度,完善组织机构
  建立销售与收款内部控制制度,针对各风险点,按照“职能分割,制约监督”的原则,完善企业组织机构,从授权审批、不相容职务分离、业务规范流程、内部审计等方面完善销售与收款环节的管理,企业重大业务要实行集体决策或联签制度。
  (二)制定科学合理的销售政策
  由于近年来市场竞争激烈,企业经营压力增大,企业必须制定科学的销售和信用政策。企业应对客户的财务和信用情况进行评估,根据客户的资信情况采取适当的销售政策,决不能只为了单纯地提高销售额,而去迁就客户提出的不合理要求。销售业务发生后,业务部门要跟踪客户履约情况,落实收账责任,减少坏账损失。
  (三)加强合同管理,避免合同纠纷
  在合同签订过程中,首先要审核对方的资信,深入了解合作方的商业信誉和履约能力。在签订销售合同前,应指定专人或团队就产品规格、数量、价格、信用政策、发货方式、收款方式等主要具体事项与客户进行详细的谈判和磋商,避免在合同中出现模糊条款。其次,还要建立完善的合同审批制度,审批人员应对合同重要条款进行严格审核,确保合同条款完备,约定明确,避免产生歧义,特别是履行期限、货物交付方式、货款结算方式、违约责任、争议处理等重要条款,要力争做到条款清晰完备。在签订合同后,要严格按照合同约定进行履行,如果合同因特殊原因确实不能履行,应当及时采取补救措施,减少损失。
  (四)加强销售环节控制,不相容职位相分离
  企业销售合同签订后,销售部门应按照审核后的销售合同编制发货计划、下达销售通知单,销售通知单应经过核查和审批,保证数据真实完整。发货部门则应落实出库、计量、运输等环节岗位责任,不相容岗位相分离,各司其职,严格按照所列的货物品种、数量、时间、发货方式等进行发货,形成相应的发货单据,并连续编号。还要做好各发货环节的书面记录,填制相应凭证,设置销售台账,实现全过程的销售登记制度。
  (五)加强收款管理,保证资金及时回笼
  企业应制订应收款项管理办法,明确催收责任,每一笔债权都应明确责任、落实到人。业务部门和财务部门应分别设立应收款项台账,及时登记各应收款项的发生,增减变动,余额及账龄等信息,并对应收款项进行跟踪分析,定期核对。对到期的应收款项,由业务部门及时提醒客户依约付款。对逾期的应收款项,企业必须采取多种方式进行催收,防止坏账损失的发生。建立奖惩制度,将应收款项的回收情况与相关责任人的奖惩挂钩。
  (六)加强票据管理,真实完整的进行会计记录
  销售通知单、发货单等票据都应连续编号,保证记录的完整性,从而达到控制目标。规范票据的购买、使用、登记等环节。财务部门应根据销售通知单和发货单等,审查手续齐备后才能开具发票。票据填写要规范,内容、日期、金额等要素要真实齐备。购货发票的认证、抵扣都由发票管理人员专人认证、管理和登记。企业还必须指派专人定期或不定期对票据使用情况进行检查。
  (七)加强内部监督机制
  企业应当建立内部监督制度,及时发现内部控制的漏洞和薄弱环节,针对容易产生错误和舞弊的关键控制点,如审批、核对、结算、保管、记录等业务,加强内部牵制,达到纵向(即同一部门内不同岗位、上下级之间的相互牵制)与横向(即由不同部门分别处理,使一个部门的记录受到另一个部门的牵制)的有机结合,充分落实责任,加强监督考核,防范经营风险。
  总之,销售与收款内部控制需要企业各部门共同参与、齐心协力、才能发挥其应有的作用,企业才能持续健康地向前发展。

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