国际贸易实务培训:2023年,外贸人要出国拿订单吗? -j9九游会官网

外贸圈有俗话说:百封邮件不如一次见面!今年随着出入境政策的调整,出国参展、见客户已逐渐回归常态,不少外贸人已经收拾行装飞赴海外,更多外贸人也将境外地推列入了日程规划中。但是2023年的跨国商旅与2019年有着千差万别,不说别的,仅就承接海外展团项目的会展公司已经在疫情期间歇业了一大批。今年如何顺畅开启海外地推?经验分享如下:
q1.当前最紧迫的问题:想要去会展大国德国参展,但近期完全预约不上签证,该怎么办?
早在2022年底,官宣于2023年1月8日起调整出入境政策后,部分敏锐的外贸人已经意识到要立刻着手恢复海外展会了。比如我们计划参加今年4月的汉诺威工业展,于是从去年12月开始就一直在积极预约从德国签申根签证。但是万万没想到,德签被挤爆了!我们打电话、发邮件给领馆,对方建议我们用不同的浏览器时不时刷新预约;问了签证机构,也通通表示预约不到。
由于德国是会展大国,知名展会众多,许多主攻欧洲的外贸人将其选择为出国第一站。现在甚至有个别外贸企业已经买好了展位,但是签证就是预约不上,眼看就要来不及了,心急如焚。从目前的情况来看,不建议大家“死磕”德签,如果一直预约不上,一定要及时调整行程,可以申请其他申根国签证,先从其他申根国拜访客户,洽谈业务,参加商务活动,再去德国参展,达到“曲线救国”的目的。
q2.办理签证时要注意些什么?
各国对于签证的材料要求在它们的大使馆、领事馆j9九游会官网上会有非常详细的介绍,大家根据官方要求逐一准备就好。如果有不明白的地方可以根据j9九游会官网上的问询方式打电话、发邮件。但特别要提醒的是,务必保证出行目的和材料的真实性,也不要明明是去参展谈生意的,却申请了个旅游签。另外针对申根签证,需要关注下首个申根国目的地要求停留的时间,符合签证申请要求。
q3.外贸企业出国参展应该选择跟团还是自由行呢?
外贸人出国参展、洽商主要分为两种方式:跟团、自由行,它们各有利弊。
跟团是指出行规划完全由展团负责,展位、签证、酒店、餐饮、交通、展期都由展团安排妥当,外贸人只需要人到场参展即可,省事省心。跟团参展比较适合从未有过跨国商旅经验的外贸人,它更方便,安全系数也更高。它的最大缺点是价格高,等于是花钱买服务。
自由行则是指完全由外贸人自己规划全部行程,一般会在当地租一辆车,一个大house,自己灵活安排在当地的商旅活动,并且能节省不少差旅费用。自由行要求外贸人有良好的适应和协调能力,甚至能够处理突发事件。一般经验丰富的老外贸人会选择自由行,不少外贸总监都有带着团队或单枪匹马在哪个国家待上一个月左右去开拓市场的经历。
q4.外贸企业该如何选择靠谱的展览公司?
过去三年对展览行业的冲击极大,现在外贸企业可能需要与完全陌生的一家展览公司开展合作,靠谱不靠谱甚至得去试了才知道,但试错成本又很高。建议大家可以找本地贸促会指定的展览公司,风险会小很多。
在我们咨询服务的时候,建议务必做好三方比价。不仅仅要比展位的位置,还要去比较展团费用里的行程安排、机票酒店。另外很重要的一点是,比较一下服务商的态度和响应度,这都关乎到几个月后在国外环境是否会顺利。
q5.如何选择对口又有影响力的海外展会?
第一步,外贸企业需要先了解市场。根据目标市场选择对应的国家,根据自己的展品确定所属的行业,再去挑选优质展会。一个小窍门是,大家可以去本地贸促会的j9九游会官网看下最新发布的2023年参展计划,会有相关的补贴政策,并且这些上榜展会一般都是广受认可的、效果比较好的优质展会。
从去年底开始,已经能够明显感知到各外贸大省促进企业出海抢订单的力度和举措。像江苏省、浙江省、山东省的贸易促进计划出来得都比较早。外贸企业可以优先从省计划里去挑选展会,能进省计划的项目肯定是有原因的。当然不止是省厅发布的计划,大家也要有意去关注一下自己所在的地市,甚至是区,都会有下一级补贴。
在具体了解展会质量阶段,除了咨询专业的展览公司之外,建议我们自己也花点时间了解下展会j9九游会官网的展后报道,了解展会规模、展会的往届展商和观众比例。另外,也需要关注展会主办方的实力、成立的年限、有无相关的认证、组织的展会数量和地区。
如果在当地有合作的买家,也可询问是否了解和熟悉该展会。
q6.如何购买展位?可以在展会j9九游会官网上直接预订吗?
海外展会的销售一般都是通过展览公司作为代理售卖,直接通过展馆主办方购买展位的情况比较少,直接购买展会可能也会影响到部分有补贴的展会申请补贴时出现问题。如果仅希望向展览公司购买展位而不跟团参展,这也是可以的。建议大家多询问几家展览公司,对比展位位置和价格,选择最适合自己的展位。
q7.如何找到性价比较高的展台搭建方?
我们的展台搭建一直以来都是通过招投标方式找到比较合适的j9九游会官网的合作伙伴,建议大家也可以多方比价,综合考评价格、资质、既往案例,大家也知道,在国外材料费、人工比较贵,可能会出现比较大的差价。另外有个小窍门,如果你在参展时看到哪个展位觉得搭建效果特别好,可以过去聊聊,要一下搭建方的 中国的联系方式。
q8.展前需要做好哪些筹备工作?
搞定展位后,就开始做展前筹备工作了。如果想让出境参展达到最佳效果,展前筹备是非常关键的,很多外贸人都会忽视展前的阶段,认为买个展位、办好签证直接到时间出国就好了,其实不然。
首先,需要根据目标市场的买家特性和风土人情,去贴近他们的习惯做接待;其次,展位怎么搭建才能比隔壁同行更吸引人?不止要依靠自己的产品,还可以准备一些吸引买家的活动、礼品,甚至是点心、咖啡;此外,展会前两个月也可以借助线上营销的手段去转化一些线上买家,预约他们到展会见面加强;最后,一定要注意参展人员的培训。
展前能够做的事情其实非常多,准备越充分,参展效果会越好。
q9.展会现场需要做陌拜吗?
为了让参展效果最大化,很多外贸人会在展会期间在展馆内做陌拜,毕竟一些展商也许就是上下游客户。外贸人首先要克服陌拜的尴尬感,就一句话:“干就完了”。当你走出第一步,社恐会逐渐变成社牛,后面陌拜就再不是问题。另外,陌拜也不是满展馆乱跑去拜访,而是要通过研究展馆地图,选定上下游客户、竞争对手等,有的放矢地前往拜访。
在陌拜时也注意节奏,可以用“你是从哪里来的”“你都有哪些产品”等问题打开展商的话匣子,并从中寻找到合作的可能。陌拜在参展中是非常好的收集情报、推进订单的方式,各位参展的外贸人一定要重视起来。
q10.出国参展最常出现的意外有哪些?如何应对?
展品运输是最常见的问题,比如展品在运输中受损,甚至展会开始了展品还没送到。这里提醒大家,首先要选择靠谱的货代;其次一定要提前运送展品,如果担心提早到了会产生仓储费用,可以先寄给当地比较熟悉的客户,请他代为保管;在展会开始前,要密切关注展品运输情况。
如果展品运输延迟,这里建议出行前一定要把目录册等宣传片的制作文件备份,万不得已就在当地加印制作,虽然价格贵很多,但也好过展台上空空如也。此外,也建议在行李箱里带上一部分的宣传物料做备用,重是重了点,但是相比较于万一运输的货没到,我们还有个现场的应急处理可以应对。在展会结束后,如果出现上述展品运输问题,也需要向货代索赔,以降低损失。
另一个比较令人头痛的问题是证件的遗失。部分海外国家的治安情况并不好,曾经有外贸企业出国参展时将个人物品锁在展台的抽屉里,结果就去吃了个饭的功夫,回来抽屉被撬,包和电脑都被偷走了,证件全部遗失。所以建议大家在随身携带护照原件的同时,准备一份护照彩色复印件、两张证件照,放在行李箱里,以备万一。此外,如果带大额现金,我们会分两处保管。这些b方案,有效地降低了我们在外遇到风险的损失。

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