aeo企业“修炼”时的四个角度与两个动作 -9游会

aeo企业不是一劳永逸的。《中华人民共和国海关企业信用管理办法》第十八条明确规定,海关对高级认证企业每3年重新认证一次,对一般认证企业不定期重新认证。对未通过重新认证的,海关制发《企业信用等级认定决定书》,调整企业信用等级。

这意味着企业一旦无法通过海关的重新认证,就将失去适用海关专门面向aeo企业的各项优惠便利措施的资格,之前为通过认证付出的辛勤努力付之东流,想要再次成为aeo还要等待和继续努力至少1年以上。

海关的每次重新认证,看的是企业自上一次通过认证(重新认证)以来持续符合认证标准的情况,所以,aeo企业如果想持续享受各项优惠便利措施,就要在日常经营管理活动中持续加强自我“修炼”。

但是,由于认证标准涉及企业经营管理的多个领域,需要企业多个部门的共同参与才能确保达标。在现实中,企业里除进出口业务部门外,其他相关部门与海关打交道的机会和场景不多,这就难免会出现对认证标准理解把握不到位,甚至个别日常工作中忽略标准要求的情况,为下次重新认证埋下隐患。

针对这种情况,建议aeo企业各部门从硬件、软件、制度和执行记录这四个角度全面准确地理解把握标准要求,每个角度都分别做好规定和自选这两个动作,以确保本职领域的各项工作不遗漏、不遗忘标准要求。
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四个角度
硬件、软件、制度和执行记录,是企业各部门在理解把握与自己职责相关的认证标准时,都要考虑的四个角度。当然,并非每一条标准在四个角度都有要求。但是,只有从这四个角度全都考虑过后得出的答案,才可以确保没有遗漏。

面对一条标准,我们首先要看这条标准在硬件、软件、制度和执行记录方面有没有要求。如果有要求,则要充分理解把握标准具体是如何要求的。然后,对照标准要求,看一下企业的实际情况是否符合标准要求。

对于已经通过认证的aeo企业而言,理论上应当是在四个角度都已符合标准要求了,但也可能存在例外:一方面是企业出于自身经营管理需要,对已经符合标准要求的硬件、软件、制度或者执行记录进行调整;另一方面是海关在此期间对标准要求作出了调整。

因此,作为已经通过认证的aeo企业,“头等大事”已不是如何去建立和完善相应的硬件、软件、制度和执行记录,日常关注的重点应当落在这些例外情形上,一旦发生,要求企业及时对照标准要求加以审视,如果由此导致不符合标准要求的情况,则应当随时加以调整,以确保持续符合标准要求。

下面,笔者将结合一个案例进行分析,并提出相对应的建议。

案例
某高级认证企业因业务发展,现有原材料库的容量和自动化程度都已不能满足需要,决定新建一个全自动化的原材料库,同时对现有原材料库进行自动化升级改造。改造期间,该企业须将库存原材料临时存放到本公司的一个空置车间,改造工程为期3个月。
分析
新建或改建仓库都是企业自主权限范围内的事,海关的认证标准不会对此有任何要求或者限制。但是,无论是新建还是改建的仓库,作为高级认证企业都应当确保其符合认证标准中对于仓储区域和设施本身以及存储过程中涉及货物物品安全方面的相关要求。

例如:场所安全。进出口货物收发货人单项标准要求“照明:企业经营场所配备充足的照明,包括以下区域:出入口,货物、物品装卸和仓储区,围墙周边及停车场/停车区域等”“视频监控:装配视频监控设备,监测以下区域:出入口,货物、物品装卸和仓储区,围墙周边及停车场/停车区域,防止未经许可进入货物、物品装卸和仓储区”“仓储区域:具有仓储设施,货物分类存放;设有隔离设施,防止任何未经许可的人员进入”。

又如:货物、物品安全。通用标准要求“建立保证进出口货物、进出境物品在运输、装卸和存储过程中的完整性、安全性的管理制度并有效落实”。
建议:案例中的企业为避免出现由于自身经营管理需要,对已经符合标准要求的硬件(原材料库)进行调整(新建和改建)而导致不符合标准要求的情况,至少应当做好3个方面的工作:

01
对于新建的原材料库,应当在设计过程中就充分考虑认证标准的要求,以保证建成的原材料库从启用之初就是符合标准要求的。
02
对于改建的现有原材料库,要确保在所有原材料清空前,原有的照明、监控、隔离设施正常发挥作用,坚持分类存放,确保存放货物的完整和安全。当然,改造后的原材料库也应当符合标准要求。
03
对于临时使用的空置车间,要提前按照标准要求配备照明、监控、隔离设施,使用期间坚持分类存放,确保存放货物的完整和安全。
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两个动作
规定动作,指标准中明确要求日常必须要做的工作。换句话说,没做就意味着可能被扣分。

自选动作,指当实际出现特定情形时就要做的工作。换句话说,特定情形没有出现,没做也不会被扣分;但特定情形出现了,没做就可能被扣分。下面,笔者将结合两条认证标准进行具体说明:

规定动作
高级认证企业通用标准的内审制度要求:每年实施1次以上的内部审计并建立书面或者电子资料的档案。已成为高级认证企业的,应当每年对持续符合海关高级认证企业标准实施内部审计。

作为高级认证企业,每年实施1次以上的内部审计和持续符合海关高级认证企业标准的内部审计,就是规定动作,如果企业哪一年没做,海关重新认证时无法提供书面或者电子资料档案,在这条标准上就要被扣分。
自选动作
高级认证企业通用标准的人员安全要求:聘用员工前,核实应聘人员的身份、就业经历等信息,对拟聘用人员进行违法记录调查。对离职停职员工及时收回工作证件、设备,并禁止其进入企业经营场所及使用企业信息系统。

作为高级认证企业,聘用员工时要提前进行信息核实和违法记录调查,员工停职离职时要收回工作证件、设备,并禁止其进入企业经营场所及使用企业信息系统,这些都属于自选动作,有相应情况发生,就必须做这些工作,没做就要被扣分。但是,如果事实上一直都没有,企业当然也就不需要做什么,而且不需要担心因此会被扣分。
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四个角度与两个动作的实际应用
为便于大家充分掌握,笔者以高级认证企业标准为准,分别梳理了企业日常工作中四个角度各自的两个动作。
硬件

规定动作
无。这里的“无”千万不要理解成“认证标准对硬件无要求”,那就大错特错了。此处是针对已经通过认证的企业提出的日常“修炼”建议,默认企业已经具备了标准要求的硬件且均已符合标准要求,这里的“无”实际是指海关的认证标准不会要求企业每年必须要新建仓库或者更新监控系统,所以,企业在日常经营管理中不存在什么认证标准要求必须做的规定动作。
自选动作
档案室、机房条件;场所、照明、监控维修;员工、访客停车区域;集装箱存放区域;运输工具停放区域;认证标准要求变化。当企业的这些硬件出现调整变化时,必须按照标准要求确保持续符合标准,没有出现就不需要做什么动作了。
另外
最后一项“认证标准要求变化”指海关对认证标准要求进行调整时,企业应当保持对认证标准的关注,及时根据认证标准要求的变化情况作出相应调整,以保证持续符合标准要求。这在以下其他三个角度的自选动作中都是应当考虑的情形,后面不再赘述。
软件

规定动作
信息系统管理、数据保存、信息安全。对于大多数管理规范的现代化企业来说,这三个规定动作都是企业自身经营管理所必须坚持的,即使不考虑认证标准的要求,aeo企业也不应放松要求。
自选动作
认证标准要求变化。
制度

规定动作
无。需要提醒的是,此处和硬件一样,千万不要理解为“认证标准对制度无要求”。
自选动作
企业自身制度增、减、改;海关认证标准要求变化。企业根据自身经营管理需要,对制度作出增、减、改的任何调整,都是自主权限范围内的事,海关的认证标准不会对此有任何要求或者限制。但是,当调整的制度属于认证标准有要求的事项时,应当结合认证标准要求审查制度调整内容,避免出现原来符合认证标准要求的制度在调整后反而不符合要求的情况。
执行记录

规定动作
海关法律法规、信息安全、贸易安全、应急演练方面的培训;单证审核、保管;财务审计、指标测算、内部审计(进出口业务 持续符合标准);车辆人员出入、场所安全巡查、视频监控记录;商业伙伴监控;收发货记录、出口监装、7点检查、铅封、运输工具检查、司机身份核实。在aeo企业日常“修炼”的规定动作里,执行记录占比最大,这意味着企业应当在每天、每月、每年的工作中持续记录,在海关重新认证时,这些都是企业必须提供的。

aeo企业切不可心存侥幸,寄希望于等到海关来重新认证前突击补记录:一是突击补的记录难免有破绽,一旦被海关发现,首先对企业的“诚信”就产生了怀疑;二是在几天里突击补几年的记录,工作量丝毫没减,工作强度却大大增加;三是记录缺失的背后很有可能是日常管理的不到位,对企业意味着更大的危害,可谓有百害而无一利。
自选动作
部门、人员职责分工变化;单证变化、流程变化、法检商品变化;责任追究和规范改进;人员、企业守法记录;钥匙发放回收;入职背景调查、离职交接记录;商业伙伴评估、合同条款要求;货物差异及处置、应急处置记录;海关认证标准要求变化。这些记录的对象一旦出现或者发生变化,就必须做好相应的记录工作,没有出现相应情况或者发生变化的,也就不需要每天、每月、每年进行记录了。对aeo企业而言,真正的考验在于能否持续关注并及时发现,如果没能及时发现并记录,和没有做好规定动作一样,都意味着企业日常管理的不到位。
最后,海关的认证标准对企业的要求,有利于企业不断提高内部控制、财务状况、守法规范和贸易安全的管理水平,很多标准要求即使不考虑海关认证的问题,也是企业自身健康发展的必然选择,而这也是企业保持aeo资格之外更大的意义。

以上转自"中国海关杂志"

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