浅谈中石油区外销售公司应收账款管理 -j9游会真人游戏第一品牌

成品油销售公司肩负两大主要任务:一是保障所辖片区成品油资源的安全稳定供应;二是保证上游炼厂后路畅通。对于中石油区外销售公司(简称区外公司)而言,在胜任上述两大任务的同时,还承担着开拓市场的重任。区外公司在辖区成品油销售市场上一般处于市场跟随者角色,市场占有率低,同时远离资源,物流成本较高,竞争优势不强。面对成品油销售市场中激烈的竞争,区外公司为了提升竞争力、赢得市场,不得不采用赊销,向客户采用信用政策,提供信用业务,于是就产生了应收账款。
  一、应收账款对区外公司的影响
  1、应收账款对区外公司的正面影响
  在市场竞争日益激烈的情况下,赊销是促进销售的一种重要方式。赊销实际上是向客户提供了两项交易:向客户销售产品以及在一个有限的时期内向客户提供资金。赊销具有比较明显的促销作用,对区外公司开拓新市场具有重要意义。它吸引了大量客户,扩大了销售额,开拓了市场,稳定了销售渠道,提升了运营效率,增强了竞争力,为区外公司带来了效益和快速成长的机会。
  2、应收账款对区外公司的负面影响
  应收账款给区外公司带来以上好处的同时,也带来了一定的风险。随着成品油价格的急剧上升,单笔赊销产生的应收账款数额一般比较巨大,如果未能及时收回,发生坏账损失,则会直接减少公司利润,影响公司的生产经营。应收账款作为一项资金投放,如果长期占用资金,会造成公司资金周转减慢,增加经营成本,而且严重影响其再运营的能力。
  二、区外公司不同发展阶段应收账款管理的特点
  中石油历经十多年的区外市场开拓,区外公司的发展早已从以前的机会增长模式进入战略规划增长模式,并逐步迈向精细化管理时期。随着发展由外延式增长向内涵式增长转变,管理由经验管理向科学管理转变、由随意化向管理规范化转变、由粗放式向精细化转变,区外公司的应收账款管理也呈现出同样的特点。
  区外公司成立之初,公司刚刚起步,需快速抢占市场、扩大销量,普遍采用赊销的销售方式,销售业务急剧膨胀的同时也产生了大量的应收账款。这个时期应收账款的产生具有随意性和高风险,通常在没有对客户信用进行科学有效评估的情况下就进行了赊销。原因是这个时期公司组织机构设置不完善,没有与赊销相应的内部监管和客户信用管理部门,一般只设销售和财务等少数几个职能部门,财务部门只负责会计记账工作,对应收账款的形成和催收不承担责任,销售部门则随意赊销油品,形成大量应收账款。另外,也没有制定科学严谨的应收账款管理制度,公司的内控制度存在一定缺陷。
  进入到战略规划增长时期,区外公司平稳发展,具备相当规模固定且忠实的客户群,不仅要抢市场,还要向市场抢利润,从管理争效益。这个时期的赊销业务和应收账款管理逐步规范化,赊销的客户趋于集中,应收账款的风险逐步降低。原因是这个时期公司组织机构趋于完善,对客户的信用评价逐步健全,有相对科学严谨的应收管理制度和相对健全的内控制度。但这一时期应收账款的管理仍然比较随意,表现在信用额度和信用期限的制定上比较随意,基本由领导决定,且可以更改,缺乏科学性和严肃性,对各种制度的执行力不够。
  近几年,随着中石油销售公司机构调整的完成,区外公司的发展正陆续进入精细化管理阶段,销售业务和客户管理将更为规范,各项制度将更为科学严谨,内控和风险管理将更加健全,特别是信息化管理水平不断提高,应收账款的管理也将更为规范。
  三、区外公司应收账款管理的目标
  对于区外公司来讲,应收账款的存在本身就是一个购销的统一体。一方面想借助它来促进销售,扩大销售收入,增强竞争能力,另一方面又希望尽量避免由于应收账款的存在而给公司带来的资金周转困难、坏帐损失等弊端。也就是说,管得太死,一定要求先款后货,将会严重影响销售,造成客户流失;放得太松,将直接影响资金运作,如果不能收回,将形成大量的呆账、死账。在进入精细化管理阶段,如何根据公司的实际经营情况和客户的信誉情况,制定出科学合理的应收账款信用政策,处理和解决好这一既对立又统一的问题,便是区外公司应收账款管理的目标。
  四、区外公司加强应收账款管理的对策
  1、做好客户资信调查
  区外公司经过十多年的发展,积累了大量的客户资源,有需求量大且稳定的大机构客户,有需求量大且忠诚的中间商和合资公司,有需求量小且投机性强的中间商,也有需求小的终端用户和散户。区外公司在赊销前需对这些客户要进行科学详细的资信调查,对于不同信用等级的客户,在销售时就要采取不同的销售策略及结算方式,具体来说就是要回答如下问题:能否和该客户进行商品交易,做多大量,每次信用额控制在多少为宜,采用什么样的交易方式、付款期限和保障措施。
  一般来说,客户的资信程度通常取决于五个方面,即客户的品德、能力、资本、担保和条件,也就是通常所说的“5c”系统,这五个方面的信用资料可以通过财务报表、信用评级报告、商业交往信息以及通过向有关国家机构核查等途径取得。区外公司对这些信息进行信用综合分析后,就可以对客户的信用情况做出判断,并建立客户档案,着重记录客户的财务状况、资本实力以及历史往来记录等,并对每一客户确定相应的信用等级。客户的信用等级并非一成不变,每年要作一次全面审核,以便能与客户的最新变化保持一致。
  2、加强应收账款的事前控制
  应收账款的事前控制是指公司要主动且有针对性地从源头克服各种呆账、坏账的发生,防患于未然。应收账款的拖欠风险大部分是由事前控制不当造成的,实施事前控制可以防止70%的拖欠风险,相比较事中控制和事后控制,工作相对简单得多,成本也低得多。区外公司可从以下几个方面做好应收账款的事前控制工作:一是争取政府对公司应收账款管理的政策支持,寻求良好的信用环境。二是加强全体员工风险意识的教育,使领导重视信用管理,让员工特别是客户经理认识到减少坏账损失、提高赊销的回收率与减少库存、增加销量、完成销售指标同样重要。三是制定合理的、正确的销售指标,避免销售人员为完成销售指标而盲目赊销,并从销量和销售回收率两个方面考核业绩。四是建立应收账款回收责任制,设立“谁经手、谁负责”的制度,规定赊销业务经办人在应收账款收回前不得离职,经手人员应从其收入中扣除一定比例以补偿未收回的应收账款,同时将应收账款的回收率纳入销售人员的考核指标中,从根本上杜绝重销售轻回收的倾向。
  3、加强应收账款的日常管理
  区外公司应从以下几方面做好应收账款的日常管理工作:一是要做好基础记录,了解客户付款的及时程度。基础记录工作包括公司对用户提供的信用条件,建立信用关系的日期,用户付款的时间,目前尚欠款数额以及用户信用等级变化等。公司只有掌握这些信息,才能及时采取相应的对策。二是对提供的每一笔赊销业务,都要检查是否有超过信用期限的记录,并注意检验用户所欠债务总额是否突破了信用额度。三是需掌握用户已过信用期限的债务,密切监控用户已到期债务的增减动态,以便及时采取措施与用户联系提醒其尽快付款。四是要定期分析应收账款周转率和平均收账期,看流动资金是否处于正常水平,并将该项指标与以前实际、现在计划及同行业相比,借以评价应收账款管理中的成绩与不足,并修正信用条件。五是应整合财务管理信息系统和销售erp管理信息系统,用信息化手段进行授信工作,直接对销量和应收账款进行管控。
  4、加强应收账款的事后管理
  对于逾期拖欠的应收账款应进行账龄分析,并加紧催收、及时催讨。收账管理包括如下两部分工作:一是确定合理的收账程序。催收账款的程序一般为信函通知、电报电话传真催收、派人面谈、诉诸法律。在采取法律行动前应考虑成本效益原则,遇以下几种情况则不必起诉:诉讼费用超过债务求偿额;客户抵押品折现可冲销债务;客户的债款额不大,起诉可能使公司运行受到损害;起诉后收回账款的可能性有限。二是确定合理的讨债方法。若客户确实遇到暂时的困难,经努力可东山再起的,公司可助其渡过难关,以便收回账款,一般做法为进行应收账款债权重整;如客户已达到破产界限的情况,则应及时向法院起诉,以期在破产清算时得到部分清偿;针对故意拖欠的讨债,则要通过讲理法、疲劳战法、激将法、软硬兼施法等方法进行追讨。
  5、实行严格的内审和内部控制制度
  为维护资金的安全运行,对应收账款应实行严格的内审和内部控制制度,其内容包括要任用可靠的人并明确责任,必须视个人的能力、兴趣、经验和可靠程度的不同,分别授予他们不同的权利、责任、和义务;进行岗位分离与责任替换,保证数据精确编制,限制需要两人或多人合伙才能舞弊的机会,这是一个异常重要而又经常被人忽视的要素;对赊销的权限进行监督,建立严格的赊销审批制度,可根据自身特点和管理方法,赋予不同级别的人员不同金额的审批权限。在实际运作中,对于所有的赊销业务,均需经过具有审批资格的经办人员审批后方可进行,而且在操作中,要严格执行各经办人员只能在各自的权限内办理审批,超限额必须上报后方可批准的政策;制定合理的赊销方针,根据自身的特点,制定适合自己的可防范风险的赊销方针;在合同中规定客户要在赊欠期中提供担保,如果赊欠过期的话,就必须要承担相应的法律责任,若不能偿还欠款,公司则有权收回商品,弥补部分损失;坏账核销需凭证完备,程序完整。
  总之,对中石油区外公司来说,赊销是把双刃剑,可以利用赊销方式开拓市场,加快发展速度,提高市场竞争力,但同时也增大了公司的财务风险。因此,必须赊销的应对形成的应收账款加以合理控制,科学分析,降低坏账损失风险,提高资金利用效率,提升竞争力,赢得市场。

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